Microsoft Word atau kerennya adalah Word adalah sebuah
program word processing atau pengolah kata yang sangat popular digunakan oleh
semua kalangan. Untuk pengguna yang familiar dengan program pengolah kata
berbasis DOS pasti merasa Word memiliki banyak keunggulan dibandingkan program
yang terdahulu. Keunggulannya seperti WYSIWYG, “What You See Is What You Get”,
ataupun kemudahan interface dengan berbagai macam merek printer belum termasuk
kemudahan format halaman atau format isi dengan numbering, gambar dan
sebagainya. Baru-baru ini Microsoft mengeluarkan sistem Ribbon yang memudahkan
pemakai untuk memakai produk ini. Bila
ada yang belum familier dengan system Ribbon, kasian deh lu masih pake Office
yang 2003.
Disini akan saya ketengahkan
beberapa fitur yang paling sering dipakai di dunia kerja.
Format Isi. Format isi diatur didalam sebuah Ribbon Home
dengan Tab Styles. Word sudah menyediakan format standar yaitu Normal, No
Spacing, Heading 1 hingga Heading 3, Title dan sebagainya. Dengan melakukan
modifikasi format dan disesuaikan dengan standar laporan yang kita punya akan
memudahkan dalam penyusunan laporan serta membuatnya mudah ditelusuri bila ada
kesalahan.
Format Halaman per bagian termasuk memberikan no halaman
yang berbeda serta format halaman landscape atau portrain. Tidak sedikit rekan
kerja saya dan juga saya yang dipusingkan untuk urusan yang satu ini. Solusinya
sederhana saja. Word menyediakan tool untuk membuat halaman-halaman tersebut
unik, dan hal ini disebut Section. Untuk mengaksesnya gunakan Ribbon Page
Lay-out kemudian cek di bagian tab Breaks.
Membuat cover Halaman. Fasilitas yang sangat memudahkan
karena cover akan unik sekali bila dibandingkan dengan isi halaman lainnya
sehingga modifikasi di halaman yang lain tidak akan mempengaruhi cover sama
sekali. Untuk mengaksesnya ada di Ribbon Insert kemudian klik tab cover.
Merubah identitas dokumen. Tidak sedikit kita harus merubah
identitias dokumen yang kegiatannya berulang seperti memperbaiki versi dokumen
tersebut atau tanggal dikeluarkan atau pemilik dokumen tersebut. Misal ada
perubahan nama divisi dari yang sebelumnya FINANCE (FIN) menjadi KEUANGAN(KEU).
Merubah nama-nama seperti ini akan sangat memakan waktu dan sumber daya
meskipun dibantu dengan fitur FIND and REPLACE karena ada beberapa hal yang
luput karena faktor format dan penulisan. Hal ini sebenarnya mudah dilakukan
dengan memasukkan komponens Quick Parts ke dalam halaman-halaman tertentu
sesuai dengan kebutuhan. Quick Parts tersebut akan dengan mudah memodifikasi
identitas dokumen dalam jumlah besar dalam waktu yang singkat. Identitas
Dokumen ada di bagian Prepare รจProperties.
Memanfaatkan fitur review. Fitur yang satu ini sangat-sangat
bermanfaat untuk mereview sebuah dokumen secara bersama-sama. Yang sering
dilakukan untuk melakukan review semacam ini adalah dengan memberikan nama yang
berbeda-beda untuk sebuah dokumen berdasarkan si pemberi review, misal
dokumen1_ReviewByAhmad.doc atau dokumen1_R1Dwi.doc dan sebagainya. Fitur review
ini memungkinkan kedua orang tersebut untuk merubah sebuah dokumen tanpa
membuat dokumen tersebut kehilangan isi aslinya dan juga memungkinkan si
pemberi review untuk merubah dan mereview dokumen pada paragraf dan baris yang
sama. Fitur review ini bisa diakses pada Ribbon Review dengan mengklik tab
Track Changes.
Menelusuri dokumen dengan cepat. Dokumen yang dibuat dengan
word juga dimungkinkan ditelusuri dengan cepat apabila bagian-bagian dokumen
tersebut didokumentasikan dengan baik. Untuk mendokumentasikan bagian-bagian
dokumen tersebut fitur yang digunakan ada pada Tab References kemudian klik tab
Add Text. Sebelum mendokumentasikan
bagian-bagian dokumen tersebut, harus dilakukan format isi yang baik dan benar
dengan menggunakan fitur Styles. Bila ini tidak dilakukan yang terjadi adalah
kebingungan.
Setelah
pendokumentasian bagian-bagian dari dokumen tersebut dilakukan maka penelusuran
isi dokumen bisa dilakukan dengan menggunakan fitur Ribbon View kemudian klik
tab Document Map. Ssstt...... tambahan, isi dari dokumen map tersebut bisa
diekstrak menjadi daftar isi baik untuk dokumen itu sendiri ataupun untuk file
berformat PDF. Kereeenn bukan..... J
Fitur yang terakhir adalah HELP. Hahahaha....... pasti tidak
menyangka yaa…. Yup fitur HELP adalah salah satu fitur yang sangat berguna
disaat mengalami kesulitan dengan program-program MS Office bahkan untuk
scripting VB sekalipun. Fitur ini sudah dibuat dan didesain sedemikian rupa
oleh Microsoft agar si pemakai bisa menyelesaikan masalahnya secara mandiri.
Salah satu kendala bagi kita sebagai orang Indonesia dalam memanfaatkan fitur
ini adalah bahasa. Untuk memanfaatkan fitur ini dalam bahasa Indonesia maka
pengguna harus memiliki Office yang disediakan oleh Microsoft Indonesia yang
saya yakin tidak banyak diantara kita yang mempunyainya. Akan tetapi selama ada kemauan
disitu ada kesempatan dan dimana ada kesempatan maka tinggal keberanianlah yang
akan merubah kesempatan itu menjadi keuntungan.
Sebenarnya masih banyak
fitur-fitur dari word yang bisa memudahkan, mempersingkat dan meringkas
pekerjaan di dunia kerja akan tetapi itu membutuhkan dua hal, yang pertama
sistem yang terintegrasi dan yang kedua adalah pengguna yang educated ‘susah
cari padanannya, teredukasi atau terpelajar? Yang penting nyampe maksudnya’.
Untuk sementara enam hal yang saya sebutkan diatas sudah saya gunakan untuk
memudahkan pekerjaan saya sehari-hari.
Jakarta,
24 February 2015
No comments:
Post a Comment